Liebe Hausverwalterinnen und Hausverwalter,

wir sind Filippo, Luca und Fabian sind die Gründer von HeyClaudia.ai.

Neben unserer Arbeit im Technologiebereich betreiben wir selbst eine Hausverwaltung. Wie viele von euch haben wir früh begonnen, unsere Prozesse zu digitalisieren und verschiedene Softwarelösungen einzusetzen. Doch ein Problem ließ sich nie wirklich lösen: die enorme Menge von Anfragen.

Jeden Tag rufen Mieter an, Interessenten haben Fragen zu Wohnungen, Handwerker brauchen Rückmeldungen, Eigentümer möchten Informationen. Ein Großteil dieser Kommunikation wiederholt sich – und trotzdem musste sie immer wieder manuell beantwortet werden. Egal wie viel Software wir eingesetzt haben, dieser Teil der Arbeit ließ sich nie wirklich automatisieren.

Deshalb haben wir im April 2025 beschlossen, das Problem selbst zu lösen.

Wir haben für unsere eigene Hausverwaltung einen KI-Agenten gebaut: HeyClaudia.

Claudia sollte das tun, was bisher so viel Zeit gekostet hat: Gespräche führen, Anfragen verstehen und die Kommunikation rund um unsere Immobilien strukturieren.

Was dann passiert ist, hat uns selbst überrascht.

Der KI-Agent funktionierte vom ersten Tag an außergewöhnlich gut. Die Gesprächsqualität war hervorragend – nicht nur auf Deutsch, sondern auch in den vielen anderen Sprachen, die unsere Mieter sprechen. Gleichzeitig hat sich der Alltag in unserer Hausverwaltung spürbar verändert. Das Telefon klingelte weniger, wiederkehrende Fragen wurden automatisch beantwortet und im Team kehrte plötzlich deutlich mehr Ruhe ein. Zum ersten Mal konnten wir uns wieder stärker auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren: die Betreuung unserer Objekte, strategische Entscheidungen und den Service für Eigentümer.

Im Herbst 2025 haben wir entschieden, Claudia auch anderen Hausverwaltungen zur Verfügung zu stellen. Das Feedback war überwältigend. Viele Verwaltungen berichteten von genau den gleichen Herausforderungen, die wir selbst kannten – und davon, wie stark Claudia ihren Alltag entlastet. Für viele unserer Kunden sind wir inzwischen sogar noch einen Schritt weiter gegangen. Über den Telefonagenten hinaus haben wir zusätzliche Automatisierungen aufgebaut, die typische Abläufe in Hausverwaltungen vereinfachen und Prozesse im Hintergrund automatisch erledigen.

Unsere Vision ist klar:

Hausverwaltungen sollen wieder mehr Zeit für das Wesentliche haben – und weniger Zeit mit wiederkehrender Kommunikation und administrativen Aufgaben verbringen.

HeyClaudia ist deshalb mehr als nur ein Telefonagent.

Sie ist ein digitaler Mitarbeiter, der jeden Tag dazulernt und Hausverwaltungen dabei hilft, effizienter, strukturierter und entspannter zu arbeiten.

Und das Beste daran: Claudia wurde nicht im Labor entwickelt – sondern direkt aus dem Alltag einer Hausverwaltung heraus.

Wir freuen uns, wenn ihr uns auf diesem Weg begleitet.

Mit besten Grüßen

Gründer von HeyClaudia.ai